Algumas vezes, você começa o dia com um plano de trabalho bem elaborado para tirar o máximo de proveito de sua rotina profissional, mas nem sempre consegue chegar ao final do dia com a sensação de missão cumprida. Independente da função, carreira ou nível hierárquico, o profissional que almeja sucesso precisa otimizar seu tempo. “Não há a possibilidade da gestão do tempo, uma vez que esse recurso não está sob nosso domínio, mas o que chamamos de gestão do tempo, na realidade é a gestão das inúmeras atividades e tarefas que precisamos realizar em um período de tempo que nos fará otimizá-lo conforme nossas necessidades”, destaca Vitor Castro, coach de qualidade de vida.
Segundo ele, alguns fatores típicos da pós-modernidade influenciam as pessoas e organizações em sua má gestão, a saber: a ausência de metas e objetivos claros, haja vista, não faz sentido gerir a rotina e o tempo se não há uma missão bem definida; falta de planejamento e organização das atividades; a avalanche de informações vindas das inúmeras mídias sociais (e-mails, whatsapp, Facebook, twiter, jogos) que insistem em furtar a atenção, culminando em constantes distrações ao longo do dia; o excesso de atividades demandadas do trabalho, casa, filhos e compromissos, atribuindo às pessoas um caráter polivalente, dentre outros fatores. “Há uma maneira infalível de perceber se você está ou não gerindo seu tempo de forma eficiente: olhando para os seus resultados. Se no final do dia, semana ou mês você não conseguir cumprir com todas as atividades e ficar uma sensação de insatisfação, é sinal de que algo precisa ser revisto no gerenciamento de sua rotina”, alerta.
Um conceito chave dado por Vitor é a diferenciação entre ocupação e produtividade: ocupar-se é uma falsa sensação de produtividade, quando me envolvo com inúmeras tarefas que não me levam a lugar algum, mas preenchem o meu tempo. Antagonicamente, produzir é ocupar-se de tarefas que de fato vão contribuir para meu progresso e alcance dos resultados esperados. “Se sua produtividade está baixa é sinal de que seu gerenciamento do tempo está deficiente”, reforça.
Dicas preciosas
Vitor explica que esse comportamento, embora praticado dentro de um processo racional, tem influências do que se chama de mente inconsciente, uma vez que o cérebro é dotado de um mecanismo conhecido como autossabotagem, o que leva o indivíduo à famosa procrastinação, ou seja, atividades que passam a sensação de serem trabalhosas, difíceis ou que exigirão tempo. “A consequência da procrastinação é um acúmulo de atividades que não foram feitas, causando diversos malefícios às pessoas e ao desempenho organizacional”, salienta.
Para contornar o problema, o coach de qualidade de vida recomenda três dicas: delegue atividades específicas à pessoa mais competente para executá-las, assim você racionaliza o tempo e as demandas do dia a dia; estabeleça quais são as atividade e tarefas preponderantes, aquelas que são inadiáveis para que os resultados esperados sejam conquistados. Estas atividades serão priorizadas logo nas primeiras horas de trabalho. É interessante que essa decisão seja tomada de forma colaborativa entre o líder e seus liderados; por fim, crie uma agenda funcional, onde será elencada cada atividade do dia com seus respectivos horários, pois isso norteia a equipe para o máximo desempenho, gerindo a rotina e o tempo de maneira ótima. “Quando se fala de gerenciamento de rotina, as palavras de ordem são planejamento, priorização e organização!”, diz Vitor.
